Importancia del control de los insumos del laboratorio clínico en la calidad educativa

Importance of Control of Clinical Laboratory Supplies in Educational Quality 

Autores: et al , Lagunes Torres Teresa de Jesús , Martínez Cázares María Teresa, Portilla Cárdenas María Dora , Deschamps Lago Rosa Amelia, Aguilera Alfonso Alexander , Deschamps Lago María Esther , Cruz Aguilar Martha

Completo

Introducción

Administración de los servicios de Laboratorio. Cuando las personas empiezan a laborar en sociedad surge de manera inherente la administración, este acontecimiento marca la historia de la humanidad, siendo la disciplina antes mencionada una actividad nueva e importante, que aplica a las empresas o entidades de la actualidad que dan vigencia a una sociedad. La administración implementada en una organización independientemente del ámbito en que se desarrolla debe considerar las dos fases siguientes: a) la fase estructural la cual es crucial ya que considera la mejor manera de alcanzar los objetivos planeados con los recursos con los que se cuenta; y b) la fase operacional donde se conjugan las actividades que han sido planeadas, considerando el periodo de tiempo establecido. Todo objetivo debe contar con una meta conservadora y una vez alcanzada ir incrementándola de manera paulatina, hasta lograr la excelencia. Para lograr alcanzar los objetivos en toda organización, es necesario establecer un proceso administrativo acorde a las necesidades requeridas por lo que debemos definirlo como sigue: “el proceso administrativo es considerado como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración”. El proceso administrativo consta de varias fases: Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control, rigiéndose por principios éticos que son esenciales en la conducta de las y los administradores, además de los valores sociales, organizacionales y económicos. (1) Considerando que la administración se aplica a los diferentes ámbitos, el presente trabajo se enfoca al laboratorio clínico, específicamente en la adquisición de insumos; siendo esta parte, fundamental en la ejecución de las pruebas de laboratorio, lo que debe garantizar la obtención de resultados oportunos y confiables, lo que permite confirmar o descartar un diagnóstico clínico con el consecuente tratamiento adecuado. Por lo cual es necesario realizar una adecuada gestión de compras que permita adquirir reactivos y materiales de buena calidad, a un menor costo y en tiempo oportuno; lo anterior solo es posible si realiza una planificación adecuada, con las especificaciones claras de cada uno de los reactivos y materiales a solicitar, y una buena comunicación entre cliente y proveedores de los insumos, permitiendo que la cadena de suministros sea óptima, lo que da respuesta a las necesidades de las y los usuarios del servicio, evitando consecuencias que afecten la satisfacción de pacientes. Dentro de los laboratorios clínicos el eje central lo constituye la administración del inventario, ya que su existencia permite que las compras sean programadas de acuerdo con necesidades planeadas, evitando que se presenten problemas de tipo financiero e incumplimiento en la realización oportuna de los exámenes clínicos solicitados.(2) Debido a la complejidad que representa la administración integral de un servicio de laboratorio y para que este proceso se realice se deben considerar puntos clave como son: la planificación de las necesidades de insumos, reactivos, equipo, personal, la adecuada organización de cada una de las actividades programadas y que la dirección se realice con líderes competentes y que se comprometan a garantizar el cumplimiento de los objetivos trazados, que la administración de personal sea de acuerdo al perfil y que cubra las necesidades requeridas del laboratorio, coordinación entre los diferentes áreas que dan servicios internos al laboratorio por ejemplo, el área de mantenimiento, compras, informática, etc., así como también el control y gestión financiera de acuerdo a necesidades requeridas. Los puntos anteriores han sido indicados por diferentes autoras y autores a través del tiempo. Siendo la planificación el punto medular de todas las funciones gerenciales, ya que en ella recaen la responsabilidad de lo que se va a realizar, generar propuestas de cómo se debe organizar cada uno de los procesos técnico-administrativo del laboratorio, para garantizar que se cumplan los objetivos planeados para así alcanzar las metas establecidas del proceso operativo.

Laboratorios universitarios. Debido al constante cambio tecnológico que se presenta hoy en día, y al ser los laboratorios una herramienta fundamental dentro del proceso de enseñanza-aprendizaje de las y los estudiantes, en diferentes disciplinas del saber se requiere un rediseño en tecnología en las Universidades, por lo que se deben proponer cambios sustanciales en los planes de estudio que cubra las demandas actuales de la sociedad teniendo en cuenta las necesidades de un futuro próximo, garantizando contar con una educación que cumpla con la calidad que se requiere en estos tiempos sin hacer de lado la equidad y pertinencia sociocultural, contando con un sistema de educación constante mediante la aplicación de las prácticas profesionales a través de la trayectoria estudiantil que garantice que la población estudiantil egresen con la experiencia requerida cubierta para insertarse en el ambiente laboral en una sociedad cada vez más competitiva.(3) Para el caso de los laboratorios universitarios que se encuentran dentro de institutos o centros universitarios que cuentan con tecnología de vanguardia, en donde se realizan proyectos de investigación que tienen como finalidad contribuir en la aportación de una solución a un problema existente, dichos proyectos deben contar con un financiamiento que permita apoyar a los laboratorios universitarios en las actividades antes mencionadas. La Facultad de Bioanálisis cuenta con cuatro laboratorios multidisciplinarios de docencia y dos de investigación químico- biológica, por lo que es necesario realizar una correcta planeación de los insumos a utilizar en las diferentes prácticas de laboratorio y en los proyectos de investigación. En cuanto a los laboratorios multidisciplinarios de docencia para la realización de las prácticas requeridas de los 28 manuales de las Experiencias Educativas del plan de estudios, es necesaria una adecuada coordinación entre personal dedicado a la docencia, personal técnico, personal administrativo y dirección de la Facultad, que permita optimizar el proceso administrativo para la adquisición de los insumos de manera coordinada y organizada garantizando que las y los estudiantes adquieran las habilidades y destrezas en el desarrollo de las prácticas de los laboratorios, ya que estas actividades son fundamentales para la formación profesional del futuro licenciado en Química Clínica. Con base a lo antes expuesto, es importante conocer el número de horas prácticas de laboratorio del plan de estudio; que permita dimensionalizar la importancia de establecer una Propuesta de Administración de Adquisición de Insumos y reactivos para su operación.

Experiencias Educativas del Plan de Estudio con prácticas de Laboratorio. De las 46 Experiencias Educativas que se encuentran distribuidas en las diferentes Áreas de Formación. Hay 28 Experiencias Educativas que se cursan con teoría y prácticas de laboratorio, siendo una fortaleza del plan de estudios que estas experiencias educativas cuenten con manuales de laboratorio, los cuales fueron elaborados con la participación de personal docente de esta institución. Durante toda la trayectoria estudiantil se realiza un promedio de 365 prácticas de laboratorio, lo que corresponde a 107 horas de prácticas. Siendo de vital importancia contar con los insumos requeridos para llevar a buen término la realización de éstas, garantizando que se cumpla con el programa establecido, garantizando la construcción de competencias profesionales de diagnóstico clínico por el laboratorio mencionado en el perfil de egreso. Sin embargo, aunque este proceso de adquisición se realiza de manera semestral a partir de las necesidades solicitadas y detectadas por las y los técnicos académicos, este proceso junto con la administración de la dependencia encargada de adquirirlos presenta algunas situaciones que a continuación se describen: a. Falta de oportunidad en el surtimiento de algunos insumos de laboratorio para la realización de las prácticas de laboratorio. b. Suministro de insumos de laboratorio clínico con especificación que no corresponde a la requerida para la realización de las prácticas. c. Duplicidad en los insumos de laboratorio solicitados. d. Falta de esquemas de comparación de precios ofrecidos por diferentes proveedores de insumos de laboratorio.

Objetivo

Demostrar la importancia del control de insumos del laboratorio al implementar un Proceso Administrativo de Adquisición de Insumos de Laboratorio para el desarrollo de las prácticas del plan de estudios de la Licenciatura en Química Clínica de la Facultad de Bioanálisis, Región Veracruz de la Universidad Veracruzana.

Materiales y métodos

Material: Base de datos de insumos, Facultad de Bioanálisis. Febrero-Julio 2019.xlsx. Reactivos y consumibles de cada EE solicitada por los docentes. Inventario de insumos, Facultad de Bioanálisis. Febrero-Julio 2019.xlsx. Reactivos y consumibles existentes por parte de técnicos académicos. Método: El desarrollo de una propuesta de un proceso administrativo para la adquisición de insumos de laboratorio en el periodo Febrero - Julio del 2019, a continuación, se describen las etapas realizadas. Etapa 1: De determinación de necesidades: Se solicitó al personal docente con carga académica del periodo mencionado, los insumos necesarios para la realización de las prácticas correspondientes a los Manuales de Laboratorio de la Experiencia Educativa que iban a impartir. El personal Técnico Académico realizó un inventario de los insumos que había en existencia en el almacén de la Dirección. A partir de esta información se generó una Base de datos que incluía: nombre del producto, cantidad, marca, presentación, nombre de la práctica a realizar, pruebas solicitadas, cantidad requerida. Etapa 2. Adquisición y compra de insumos: Se realizó un estudio piloto al proceso de adquisición y compra, seleccionando al proveedor más adecuado en cuanto a costo y calidad del producto. Se procedió al trámite de adquisición de insumos, así como el pago a proveedores de acuerdo con normativa establecida de la Universidad Veracruzana. Se recibieron los insumos, mismo que fueron verificados por personal técnico académico y personal administrativo, revisando que cumplieran con los requisitos solicitados. Una vez recibidos fueron ubicados en el Almacén de la Dirección y posteriormente distribuidos a los laboratorios a través de personal técnico. Etapa 3. Verificación de utilización de insumos y pago a proveedores: Se dio seguimiento puntual de la utilización de los insumos solicitados por docentes para la realización de las practicas correspondientes de los cursos semestrales correspondientes. Se detectó pérdida de reactivos por caducidad, deterioro por mala utilización y falta de adecuado almacenamiento de estos. Se realizó seguimiento puntual del proceso de liquidación a proveedores para evitar retrasos en los pagos correspondientes. Etapa 4: Efectividad administrativa de adquisición: Se verificó la efectividad del proceso de adquisición al final del semestre determinando utilización de insumos con respecto a lo solicitado y ejecutado por la administración de la dependencia. En la Figura 1, se representa de manera esquematizada la propuesta del proceso que se realizó para disponer de las necesidades de insumos para la operación del plan de estudios y determinar la prioridad de las compras, esta prueba piloto tiene como objetivo que se realice de manera permanente en coordinación con Dirección, Administración, Docentes y Técnicos Académicos de la Facultad de Bioanálisis, con el objetivo de optimizar la compra y surtimientos de los insumos requeridos para realizar las prácticas de laboratorio de acuerdo a la oferta académica que aplique a cada semestre, garantizando que las y los alumnos adquieran las competencias necesarias que les permita desarrollarse en el ámbito laboral de la sociedad. Conflicto de intereses: Los autores manifiestan que no tienen conflicto de intereses en la realización del presente estudio. Financiamiento: El financiamiento del presente estudio se realizó con recursos propios de las instituciones participantes. No se obtuvo financiamiento externo.

Resultados

A continuación, se describen los resultados obtenidos del control de los insumos a través de la propuesta del Proceso Administrativo de Adquisición de Insumos. Primeramente, se obtuvo información exhaustiva para la operatividad del plan de estudios correspondiente a la primera etapa de detección de necesidades de insumos, lo cual permitió realizar una base de datos suficientemente grande y completa con 670 renglones. Los resultados obtenidos en la base de datos correspondió a los insumos solicitados en Formato No.1 por los Docentes para impartir las EE que realizaron prácticas de laboratorio de acuerdo a la Oferta Académica del Periodo Febrero – Julio 2019; así como también un inventario realizado por personal técnico académico a partir del Formato No.2, así como la información solicitada a la Administración en cuanto a fechas de compra, pago a proveedores, recepción de los insumos y distribución a los laboratorio; dichas actividades supervisadas y aprobadas por Dirección. Al realizar el análisis de la base de datos de insumos solicitados se describen los siguientes resultados: En relación con los requerimientos por áreas de formación que considera el plan de estudios se tiene que la mayor solicitud de insumos por área de Formación Académica está reflejada en el AFD, constituyendo el 72 %, seguida de AFBID con un 24 % del total de insumos y finalmente el AFEL con 4 %. En relación con la solicitud de insumos por Academia de Conocimiento que integra a diferentes experiencias educativas del plan de estudios, se encontró que la mayor solicitud de reactivos por academia del conocimiento se observa en el área de Inmunología e infectología con un 56 %. La solicitud de insumos por marca comercial correspondió al 43 % ya que hay reactivo con características específicas ya sea por la sensibilidad y especificidad requerida o por requerimiento de los equipos. Sin embargo, el 57 % no requiere marca específica, sin que esto afecte el proceso en la realización de las prácticas. Al realizar el desglose de las marcas de los insumos se observa que el rubro donde especifica varios corresponde al 40.20 %, ya que aquí se incluyeron insumos con especificaciones de más de tres marcas diferentes, siguiendo las marcas Sigma/ Aldrich/Merck con un 23.07 %, y MCD/LAB con un 11.53 % el resto de las marcas se encuentran en menor porcentaje. El mayor porcentaje de insumos solicitados en el Área de Formación Académica es el AFD en la que se realizan 128 prácticas, con un porcentaje de 72 %, en esta área están incluidas las EE de Inmunología Clínica, Gestión de la Calidad, Microbiología General, Bioquímica Clínica Enzimática, Bioquímica Clínica, Parasitología General, Biología Molecular, Parasitología Clínica, Bacteriología. El mayor porcentaje de insumos solicitados de acuerdo con el Área del conocimiento es en Inmunología e Infectología en la que se realizan 86 prácticas, con un porcentaje de 56.4 % y en esta área están incluidas las EE de Inmunología Clínica, Microbiología General, Parasitología General, Parasitología Clínica, Bacteriología Clínica, Micología Clínica. La distribución de EE que llevan prácticas de laboratorio se presentaron de la siguiente manera: En el Laboratorio 1 y 2 se presentaron EE del AFBID, AFD y AFEL. En el Laboratorio 3 y 4 el mayor número de EE del AFD. Estos resultados permitieron observar que la distribución de EE es equitativa en los cuatro laboratorios, evitando sobrecargas que interfieran en el cumplimiento de estas. De las 34 EE que llevan teoría y laboratorio ofertadas en el periodo Febrero-Julio del 2019, solo se recibió el 61 % de solicitud de los insumos por parte de los docentes para este periodo y correspondió a las EE del AFD. En el Área de Formación Académica el AFD tiene un porcentaje del 72% en la clasificación de reactivos y consumibles solicitados, esto se debe al tipo de prácticas que se realizan de acuerdo con los manuales de las EE, la mayoría de los reactivos deben ser adquiridos por compras programadas, cuidando que la fecha de caducidad no sea muy corta, considerando que los reactivos se consumen en cada semestre, es importante tener una planeación de este tipo de reactivos, ya que la falta de ellos es causa de no realizar prácticas, lo que afectaría al desempeño de los estudiantes. De los insumos solicitados, en cuanto a temperatura de conservación, el 30% requiere una temperatura en red fría y son los reactivos que requieren ser programados con anticipación, el 70% se maneja a temperatura ambiente y en este rubro se encuentran los consumibles y reactivos que no requieren refrigeración. En cuanto a la Disposición de Residuos por Área de Formación Académica el mayor porcentaje se encuentra en la Disposición de CRETI con un 54 %, esto se debe a que en la realización de prácticas se utilizan reactivos químicos de diversa composición, generalmente en kits de reactivos para el AFD, lo que genera que se utilicen diversos reactivos en menor volumen, seguido de AFBID en esta área se emplean reactivos en mayor volumen por el tipo de prácticas enfocadas en las EE de Química. La disposición de RPBI es del 34 %, siendo el AFD en donde se generan más residuos de este tipo ya que en las prácticas de EE como Microbiología General, Bacteriología Clínica y Micología se emplean medios de cultivo que requieren ser desechados por esta vía. Al analizar el inventario de insumos, se tenían registrados 374 insumos entre reactivos y consumibles, en 203 de ellos no se encontró registro de fecha de caducidad y fueron 27 reactivos entre lo que se encontraron sustancias químicas, sales, soluciones para limpieza entre otros y 176 consumibles que comprende material de vidrio, micropipetas, aplicadores, algodón, bolsas, bulbos, asas de nicromel, etc. De los 171 insumos restantes, se observaron 49 renglones con fecha de caducidad vencida al 2019 e incluye 41 reactivos siendo medios de cultivo, soluciones buffer, colorantes y algunas sustancias químicas, de los consumibles caducados al 2019 se detectaron 8, entre ellos tubos vacutainer, bolsas estériles y una placa de 96 pozos. Se detectaron 122 insumos vigentes entre los que se encontraron 90 reactivos y 32 consumibles con fechas de caducidad entre 2020 y 2031. El porcentaje de reactivos caducados fue de un 13%, por lo que se considera indispensable continuar de manera permanente la actualización del inventario para evitar vencimiento en fechas de caducidad.

Discusión

Se logró implementar un Proceso Administrativo de Adquisición de insumos de laboratorio en la Facultad de Bioanálisis, Región Veracruz, de la Universidad Veracruzana, garantizando la operatividad del plan de estudios para mejorar el desarrollo de las prácticas de laboratorio planificadas de manera semestral, mejorando la calidad educativa. Ya que, con anterioridad, la adquisición de insumos se realizaba menos sistematizada, por lo que fue necesario establecer estrategias para mejorarlo. Estudios similares fueron realizados por las y los autores (as) que mencionamos a continuación. Mora B.J.C y cols. en 2012, Realizó un trabajo denominado: Gestión de reactivos químicos en laboratorios de Docencia e Investigación de la Universidad Nacional, Costa Rica. Para la gestión de los reactivos es necesario que se consideren los procesos administrativos desde la correcta solicitud de reactivos, compra, almacenamiento, disposición final, etc. Por lo que es importante que las Universidades tengan implementadas plataformas que concentren los reactivos con todas las especificaciones respectivas del uso y manejo, así como se considera necesaria la creación de normativa nacional acorde al quehacer universitario. La similitud con nuestro trabajo fue la carencia de inventarios, desconocimiento de existencias reales y oportunidad de surtimiento. En el trabajo realizado ya se cuenta con un inventario de insumos actualizado. (4) Por otro lado, Sierra A. D. y cols. 2013. Utilizaron una estrategia de gestión de inventarios en la cadena de suministros del hospital universitario clínica San Rafael, con base en la metodología SCOR y los principios logísticos del modelo VMI en la Universidad de la Sabana, Chía, Colombia. Semejanza con el trabajo realizado, al detectar el área de oportunidad en la cadena de suministros. Ambas modelos, SCOR y manual, mejoraron el control de suministros, optimizando tiempos. (33) García, E.E.A y cols, en 2017 Realizaron una gestión documental en el proceso de compra para proyectos FCI de la Universidad de Guayaquil, Ecuador. Similitud con el trabajo realizado en la carencia de control de insumos y mejoría con la implementación del Proceso Administrativo de Adquisición de Insumos. Propuesta de la aplicación de la ISO 9001-2015 al proceso administrativo de la Facultad de Bioanálisis, U.V., para continuar mejorando el proceso de compra de insumos. (34) Campuzano, Z. C., en 2021, realizó un modelo logístico y de abastecimiento para la compra, almacenamiento y distribución interna de insumos y reactivos en un laboratorio clínico en la ciudad de Medellín, Colombia Existe similitud con el trabajo realizado en las deficiencias en el proceso de compra de insumos de laboratorio y en su mejoría al implementar un Proceso Administrativo de Adquisición de Insumos en la Facultad de Bioanálisis, de la UV. (35)

Conclusiones

A partir de la implementación del Proceso Administrativo de Adquisición de insumos de laboratorio en la Facultad de Bioanálisis, se detectaron las siguientes áreas de oportunidad: Es necesario establecer una estrategia que permita que el 100 % de los docentes entregue oportunamente las necesidades de insumos de las experiencias educativas que se imparten en el laboratorio, lo anterior permite proporcionar la información de compra necesaria, para la realización de pagos de forma oportuna. Se debe contar con un espacio único en donde se reciban los insumos y personal capacitado, que sea responsable de la recepción de los mismos, realizando un adecuado almacenamiento, lo que permite efectuar la distribución oportuna a los laboratorios. Lo anterior va a permitir llevar un control de los insumos para la aplicación en las prácticas de laboratorio repercutiendo en la mejora de la calidad educativa del Plan de estudios de la Licenciatura de Química Clínica.

Palabras clave: Control Proceso Administrativo Insumos laboratorio.

2023-09-19   |   1,448 visitas   |   Evalua este artículo 0 valoraciones

Vol. 18 Núm.1. Julio 2023 Pags. 89-96 Rev Invest Cien Sal 2023; 18(Supl. 1)